기업의 자료관리, 왜 중요할까요?

 가트너의 자료에 따르면 기업 데이터의 80% 이상은 비정형자료, 즉 문서라고 합니다.
정형자료와 비정형자료의 차이점은 무엇일까요? 정형자료는 기업에서 사업수행을 위해 진행되는 측정가능한 자료들, 예를 들어 판매실적, 재고관리, 회계관리 등의 데이터와 자료를 말합니다.

 비정형자료는 그 외의 자료들, 업무에 대한 보고를 한다든지, 시장조사를 한다든지, 공지를 한다든지, 시장정보에 대한 자료라든지, 기업에 필요한 마케팅 관련 이미지, 멀티미디어 문서 등을 말합니다. 이런 것은 수치적으로 측정하기가 어렵습니다.

 그렇다면 이런 비정형자료가 왜 전체 기업 데이터의 80% 이상을 차지할까요? 바로 조직원과 상급자와의 의사소통을 위해서 이기도 하고 기업이 사업을 진행하면서 발생하는 정보에 대한 기록이라고 할 수 있습니다. 한마디로 기업의 역사 기록과 같습니다. 이런 역사의 기록은 끊임없이 현재에도 발생하고 있습니다.

 한국생산성본부에서 연구하여 발표한 '스마트워크와 조직창의성 보고서'에 따르면 직장인이 전체 업무시간 중에 문서를 작성하고 정보를 검색하거나 수집하는데에 업무시간의 52%를 차지하고 있다고 합니다. 우리가 쉽게 하루에 8시간을 일한다고 하면 4시간 이상을 문서작성이나 정보 수집에 할애를 하고 있다는 것입니다.

 이는 기업의 임직원이 만들고 정리하는 정보의 역사가 실제로는 엄청나게 생산되고 폐기되고 하고 있습니다. 실제로는 매우 중요한 부분인데, 우리는 사업을 진행하면서 측정하기 어려운 비정형자료를 대수롭지 않게 어쩌면 업무진행과정속에서 순간에만 필요한 것처럼 인식하고 있을지 모르겠습니다.

 이런 생각을 해봅니다.
어쩌면 임직원이 생산하는 문서, 멀티미디어, 이미지 등은 기업에서 체계적으로 잘 관리가 된다면 기업의 큰 지적자산이 될 것입니다. 하지만 실제로는 임직원 개개인의 컴퓨터에 보관되어 있습니다. 누군가가 어떤 자료를 가지고 있는지도 모를때가 많고, 심지어는 내가 필요한 자료를 가지고 있는지, 어느 폴더에 놔두었는지도 모를 때가 많죠.

 그 자료가 서로 쉽게 공유되고 쉽게 현황을 알 수 있다면... 그리고 기업내 임직원이 얻어온 정보가 쉽게 전달될 수 있다면... 그런 자료가 모여 기업의 지식자산으로 변화시킬 수 있다면...

 현재의 조직구성원의 능력이 훨씬 빛을 발하게 될 것입니다. 우리가 조직을 구성하는 이유는 개개인은 토끼를 잡을 수 있는 사람, 늑대를 잡을 수 있는 사람, 고양이를 잡을 수 있는 사람들이지만 호랑이를 잡을 수는 없기 때문에 조직을 구성하는 것입니다. 호랑이를 잡기 위해서는 서로의 업무 분장과 자기 역할을 잘 하는 것도 중요하지만, 어디로 튈지 모르는 호랑이에 대한 정보가 실시간으로 조직원에게 전달되어 대비할 수 있도록 하고 더 나아가 다른 창의적 방법을 모색할 수 있게 될 것입니다.

 기업에서 끊임없이 생산되는 임직원의 자료관리, 매우 중요합니다. 측정하기 어렵다고 가치가 없는 것이 아니라 오히려 그런 자료를 체계화 하여 관리할 수 있다면 더 큰 가치를 만들어 낼 것입니다.

 Smart DB는 그러한 기업의 지적자산을 한 곳에 모아 효과적으로 검색하고, 공유하고, 생각을 전달하고, 해당 자료의 역사를 한눈에 볼 수 있게 하는 혁신적 시스템입니다.

 이제 측정하지 못해 버려두었던 임직원의 소중한 지식 자산을 체계적으로 공유하고 관리해 보세요. Smart DB는 선택이 아닌 필수가 될 것입니다.!!